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 主题:优化业务流程,控制公司成本!
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优化业务流程,控制公司成本!

   目前,“业务重组”、“流程再造”已经被一些公司奉为摆脱困境的法宝,他们希望通过建立以关注客户需求为导向的流程体系,在满足客户需求的同时,打通部门墙、使组织扁平化,从而降低运营成本。然而,这种期望往往被一些因素击碎:流程本身设计得不合理,流程执行不力等等。
   那么,如何设计更具效率、成本低廉的流程呢?这要从流程的特点开始谈起。
   流程定义的是一系列活动,而这些活动可分为三类:增值性活动、辅助增值性活动、非增值性活动。美国著名管理专家哈默博士将优秀的流程定义为四个特点:正确,便宜,容易和快速。流程成本控制就是在保证正确的流程输出(客户需要的产品或服务)的前提下,剔除流程中的非增值性活动、尽量减少辅助性增值活动、不断改善增值性活动,尽量使流程快速、容易和便宜(减少资源投入,也降低成本)。
   在设计流程过程中,使用以下技巧有助于控制成本:
   1、减少流程步骤
   减少流程步骤,就是剔除流程中的非增值性活动,减少辅助增值性活动的过程。在设计流程时,可以先将获得输出所必需经历的增值活动列出来,设计出增值流程,然后考虑流程正常运转需要哪些活动(辅助增值性活动)支持,把它们添加到流程中,这样可以避免流程中堆砌过多的非增值性活动,减少流程步骤。
   2、消除流程瓶颈
   把流程看成一条高速公路,则流程瓶颈就是公路上的关口(检查站、收费站等)、车道过少的路段等。清除瓶颈的方法有,将形式主义的检查撤消,也就是说在设计流程时,要尽量减少多余的检查环节。
   3、提高活动效率
  流程是一系列活动,提高单个活动的效率(主要指时间方面),将有利于提高流程的整体效率。假设一个流程有10个活动,原来每个活动需要3小时,全部完成需30小时,现在将每个活动缩短至2小时,则全部活动完成将缩短10小时,只需20小时。但在提高单个活动的效率时,要注意其对流程中其它活动造成的冲击,避免提高了单个活动效率,却降低了整体效率。
   4、并行取代串行
  在流程设计时多采用并行处理也有利于降低运作成本。借用上面的假设,流程中原来10个活动是串行的,经过调整后2、3、4和5、6号活动可以并行处理了,即使单个活动的效率不变,则整个流程的时间也可缩短至21小时,如果每个活动效率再提高1小时,则达到原来输出只要14个小时,不计其它,时间成本就大大降低了。    5、合理设置里程碑
  流程中的里程碑主要是指流程中的关键决策评审点(CMP,Critical Measure Point),里程碑设置合理可极大减少资源投入的浪费。流程设计时,应当将与资源投入有关的里程碑尽量设置在流程前端,减少资源浪费,降低成本。
   6、清除流程闭环
   流程出现闭环一般是由某些环节未能履行责任而导致的,比如一件产品已损坏不能使用需报废,但决策环节不敢做决策,而要求维修;维修后仍不能使用,但决策者仍要求维修,这就是一个闭环。流程出现闭环时没有产出,成本却会成倍增长,因此必须清除。
   7、流程模板化
  将流程中例行性的工作模板化、表格化,一是使流程易读懂好使用,节省流程推广培训成本;二是流程有模板支撑,能更好地确保正确地去做正确的事情,得到正确的输出,减少错误成本。


编辑 删除 发表时间:2006-3-12 19:05:34  IP: 已记录
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